R. Tupikaitė: „Klientų poreikių supratimas ir jų lūkesčių pateisinimas – esminė mano darbo užduotis“

Įsivaizduokite, kad kiekvienas jūsų kasdien vartojamas produktas – nuo šviežių vaisių parduotuvės lentynoje iki naujausio išmaniojo telefono jūsų kišenėje – turi savo unikalią kelionės istoriją. Už šių istorijų slypi profesionalai, kurių darbas dažnai lieka nepastebėtas, bet yra nepaprastai svarbus: tai ekspeditoriai. Norėdami atskleisti šios profesijos paslaptis, kalbėjome su viena UAB Tarptautinės logistikos centras, vadybininke – ekspeditore – Raimonda Tupikaite, kuri jau dešimt metų dirba logistikos srityje.

• Kaip nusprendėte tapti vadybininke – ekspeditore ir kokia buvo jūsų karjeros pradžia?

Logistikos srityje atsidūriau tik dėka savo artimo žmogaus, kuris dirbo uosto įmonėje ir  „užkrėtė“ noru išbandyti save veikloje, kuri man buvo nepažįstama, tačiau intriguojanti. Pažintį su logistika pradėjau nuo praktikos pozicijos, nes atėjau iš visai kito sektoriaus, t.y. pardavimų. Atliekant praktiką supratau, jog logistikos sritis yra itin plati ir įdomi, todėl priėmiau sprendimą baigti Transporto ir logistikos inžinerijos studijas. Baigus mokslus prasidėjo mano tikroji profesinė kelionė logistikos srityje. Išdrįsau save išbandyti įvairiose pareigose: muitinės tarpininko, laivo agentės, krovinių koordinatorė geležinkeliais bei mano pagrindinė ir šiuo metu esama profesija – vadybininkė – ekspeditorė. Ši rolė man labiausiai patiko ir atitiko mano asmenines savybes, todėl ir pasirinkau tolimesnį vadybininkės – ekspeditorės karjeros kelią.

• Kokios yra jūsų pagrindinės atsakomybės ir užduotys kasdienėje veikloje?

Mano atsakomybės ir užduotys yra labai įvairios bei apima daugybę skirtingų aspektų. Kalbant nuosekliai, tai kasdienėje veikloje planuoju ir koordinuoju klientų krovinių transportavimą nuo taško A iki taško B. Nuolat bendrauju su visais logistikos grandinėje esančiais dalyviais: klientais, krovos terminalų specialistais, institucijų atstovais ir pan. Tai apima užsakymų priėmimą, dokumentų pildymą, informacijos apie krovinių judėjimą teikimą, sutarčių sudarymą bei kainų derinimą. Rūpinuosi krovinių gabenimo dokumentacija ir tai apima muitinės procedūrų tvarkymą, draudimo dokumentų paruošimą ir kitų reikalingų leidimų gavimą.

• Ar galėtumėte trumpai apibūdinti, kas yra ekspeditorius?

Tai yra specialistas, kuris organizuoja klientų krovinių transportavimo darbus bei tvarko importo ir eksporto procesus. Jei plačiau pakomentuoti, tai ekspeditorius konsultuoja ir padeda klientams efektyviai gabenti krovinius iš vienos vietos į kitą, nes turi visas reikalingas ir specializuotas žinias apie reikalavimus dokumentacijai, reglamentus, transportavimo kaštus ir pan., o tai palengvina daugelio įmonių krovinių transportavimo procesus.

• Kokie įgūdžiai ir savybės yra būtini sėkmingam darbui vadybininko – ekspeditoriaus pozicijoje?

Toks žmogus turi sugebėti koordinuoti daugybę skirtingų užduočių, nuo krovinio transportavimui optimaliausio maršruto planavimo iki dokumentų tvarkymo, ir užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai ir efektyviai. Išskirčiau esmines savybes, kurių reikia šiame darbe: organizaciniai gebėjimai, komunikabilumas, platus bagažas techninių žinių ir supratimas logistikos bei transporto sektoriaus specifikos. Šių įgūdžių ir savybių derinys leidžia užtikrinti sklandų ir efektyvų prekių judėjimą per logistikos grandinę.

• Su kokiais iššūkiais susiduriate savo veikloje?

Didžiausias iššūkis mūsų veikloje – netikėtai kintančios aplinkybės. Kaip pavyzdys – įvairūs logistikos grandinės sutrikimai nuo transporto vėlavimo, uostų uždarymų, muitinės procedūrų sistemų trikdžių iki netikėtų ir niekaip nesukontroliuojamų oro sąlygų. Visa tai gali sukelti nenumatytų sutrikimų. Tokiomis situacijomis reikia greitai reaguoti ir rasti alternatyvius sprendimus, kad krovinys pasiektų tikslą be didelių vėlavimų.

Taip pat tarptautinis prekių gabenimas reikalauja daug dokumentų tvarkymo ir griežto teisės aktų laikymosi. Kiekviena šalis turi savo taisykles ir reikalavimus, todėl būtina nuolat sekti jų pokyčius ir užtikrinti, kad visi dokumentai būtų paruošti teisingai ir laiku.

• Kokia yra jūsų didžiausia profesinė sėkmė arba pasididžiavimo momentas?

Kai patenkini kliento lūkesčius, tai iškart jau tampa profesine sėkme. Tačiau pasidalinsiu labiausiai įsimintinu atveju, kai teko rūpintis kliento kroviniu – išskirtinėmis trąšomis. Jos buvo atgabentos į Klaipėdos uostą, krovos terminalą ir turėjo būti nuvežtos iki kliento nurodytos vietos. Atrodytų viskas paprasta ir aišku. Tačiau tiek krovos terminalo specialistus, tiek mane ištiko „panika“, kai sužinojome, jog trąšos yra rožinės spalvos su keturiais jų atspalviais, o privalėjome suskirstyti krovinį pagal atspalvius. Ne paslaptis, kad kiekvienas žmogus skirtingai suvokia spalvas, juolab atspalvius, tai turėjome gražaus laiko skirstant trąšas pagal jų spalvas. Kai buvo atliktas šis sunkus skirstymo darbas, suvokiau, jog jo metu patyriau daug juoko, prireikė vidinio azarto, neišsenkančios kantrybės, tolerancijos kitam, kuris ne taip, kaip aš suvokia spalvas, kad drauge pasiektume galutinį ir norimą rezultatą. Visos šios istorijos moralas tas, jog skyrėme itin daug darbo laiko bei pajėgų, kad tinkamai suskirstytume krovinį pagal jo atspalvius ir atlieptume kliento lūkesčius.

• Teko girdėti, kad ši profesija reikalauja nuolatinių profesinių žinių atnaujinimo, ar tai tiesa?

Taip, tai tiesa. Labai svarbu – nuolatinis domėjimasis naujienomis transporto ir logistikos srityje, kas padeda generuoti naujas idėjas ir greičiau pasiūlyti klientams išskirtinius sprendimus. Dirbdamas šiame sektoriuje, turi nuolat tobulėti ir mokėti prisitaikyti prie besikeičiančios aplinkos, nes tik taip sugebėsi užtikrinti kokybišką paslaugą klientui.

• Kaip pavyksta išlaikyti balansą tarp darbo ir asmeninio gyvenimo šioje dinamiškoje profesijoje?

Geras laiko planavimas, aiškus darbo ir asmeninio laiko atskyrimas, savęs priežiūra, palaikymas iš artimųjų. Nors visa tai reikalauja pastangų, tačiau tokie metodai padeda užtikrinti, kad profesinis gyvenimas neužgožtų asmeninio. Nors turiu pripažinti, kad į telefoninius skambučius atsakau nepaisant paros meto, nes tai yra mano atsakomybė pateisinti mūsų kompanijos klientų lūkesčius.